Langkah memecahkan masalah humas

4 Langkah pemecahan masalah humas :

1. Fact Finding and Feedback (Riset Penemuan Fakta)
Pada tahapan ini dilakukan penemuan fakta di lapangan atau hal-hal yang berkaitan dengan opini, sikap, dan reaksi publik dengan kebijaksanaan pihak organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Setelah menemukan fakta di lapangan, maka data, fakta, dan informasi tersebut dievaluasi untuk dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan berikutnya.

Pada tahapan ini yang paling diperlukan adalah kepekaan humas dalam mendengarkan dan menemukan fakta yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan atau organisasi. Tahap ini juga dinamakan tahapan analisis situasi.

2. Planning and Programming
Tahapan perencanaan dan penyusunan program kerja merupakan upaya yang dilakukan untuk menentukan langkah selanjutnya yang sejalan dengan kepentingan publik.

3. Action and Communicating
Proses ini merupakan tidak lanjut setelah melakukan perencanaan. Humas harus bisa melakukan tindakan berdasarkan rencana matang yang sudah dibuat. Tindakan dilakukan sesuai fakta yang ada sehingga dapat menyampaikan pesan efektif yang bisa mempengaruhi opini publik

4. Evaluation
Evaluasi merupakan tahap penilaian hasil dari riset awal hingga perencanaan program, serta keefektifan dari proses manajemen dan bentuk komunikasi yang digunakan. Tahapan ini dikatakan sebagai tahap penafsiran hasil kerja.

Keempat tahap di atas sangat penting dilakukan dan saling terkait satu sama lain. Bila terjadi kendala atau ketidakcocokan dan salah penerapan, maka dapat diduga bahwa hasil kegiatan, pelaksanaan program kerja humas sampai penilaian hasilnya tidak signifikan untuk tujuan pengambilan keputusan secara tepat dan benar.(AHM)

Fact Finding Kasus : PT. Pegeon

1. Latar Belakang Masalah

Strategi merupakan bagian dari hidup manusia. Ketika seseorang memiliki pengetahuan maka kehidupannya tidak hanya mengandalkan dari intuisi saja namun ia pun mengandalkan logikanya dalam berpikir. Strategi itu sendiri lahir dari logika manusia yang menginginkan segala sesuatunya berjalan sesuai dengan apa yang telah ia rencanakan. Demikian pula dengan strategi Public Relations (PR) yaitu bagaimana merancang mengatasi kendala-kendala yang akan dihadapi oleh masyarakat maupun instansi. Tujuan sentral Public Relations adalah mengacu kepada kepentingan pencapaian sasaran (target) yaitu masyarakat.

Strategi diperlukan dalam kehidupan manusia karena melalui strategi diharapkan suatu kegiatan akan berjalan dengan seharusnya. Sebagai manusia yang bermoral tentunya strategi yang diterapkan dalam kehidupan sehari-hari adalah strategi yang positif, baik dan tidak merugikan orang lain demi terciptanya kenyamanan bersama serta kondisi yang lebih baik lagi atau kondusif.

Pegeon adalah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang memproduksi bedak. PT Pegeon mengkhusukan diri dalam memproduksi bedak bayi.

Public Relations PT. Pegeon ini dibawahi langsung oleh Sekretaris Perusahaan PT. Pegeon. Public Relations PT. Pegeon ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu Hubungan Internal dan Hubungan Eksternal, dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran.

Keberadaan Public Relations di sebuah perusahaan mempunyai tujuan yaitu sebagai upaya menciptakan saling pengertian antara perusahaan dan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi antara perusahaan dan publiknya. Kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah kesalahan persepsi

1. Membuat Rencana dan Program

Strategi Public Relations di PT. Pegeon ditunjukkan kepada masyarakat yang ada dalam organisasi (internal) dan masyarakat luar organisasi (eksternal). Strategi Public Relations PT. Kereta Api Indonesia berupa komunikasi internal dan eksternal yang meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu Komunikasi personal atau pribadi dan Komunikasi kelompok. Yang penting untuk memberi pengertian bahwa komunikasi dalam Public Relations, sentral dan mempunyai penting dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Public Relations harus dapat menjalankan strateginya dengan penuh tanggung jawab. Public Relations harus dapat menciptakan opini publik yang positif, tanpa melakukan kebohongan publik. Hal ini tidak mudah dilakukan sebab selain Public Relations bertindak sebagai komunikator (communicator) dan

perantara (mediator), Public Relations juga mempunyai tanggung jawab sosial (social responsibility). Aspek tanggung jawab sosial dalam Public Relations adalah cukup penting, karena praktisi Public Relations tidak hanya mementingkan keuntungan materi bagi lembaga atau organisasi, tetapi juga kepedulian kepada masyarakat untuk mencapai sukses dalam memperoleh simpati atau empati dari khalayak.

Menurut The World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) in Fox, et al (2002), definisi Corporate Social Responsibility adalah tanggung jawab perusahaan secara sosial adalah komitmen bisnis untuk berkontribusi dalam pembangunan ekonomi berkelanjutan, bekerja dengan para karyawan perusahaan, keluarga karyawan tersebut, komunitas lokal, masyarakat secara keseluruhan, dalam rangka menciptakan kualitas kehidupan. Selain itu, Corporate Social Responsibility sebagai sebuah gagasan, tanggung jawab perusahaan harus berpijak pada triple bottom lines. Di sini bottom lines lainnya selain finansial juga adalah sosial dan lingkungan. Karena kondisi keuangan saja tidak cukup menjamin nilai perusahaan tumbuh secara berkelanjutan (sustainable). Keberlanjutan perusahaan hanya akan terjamin apabila, perusahaan memperhatikan dimensi sosial dan lingkungan hidup. Sudah menjadi fakta bagaimana resistensi masyarakat sekitar, di berbagai tempat dan waktu muncul ke permukaan terhadap perusahaan yang dianggap tidak memperhatikan aspek-aspek sosial, ekonomi dan lingkungan hidupnya.

Menurut Arifin, strategi merupakan keseluruhan keputusan kondisional yang akan dijalankan guna mencapai suatu tujuan. Jadi di dalam merumuskan suatu strategi selain diperlukan perumusan tujuan yang jelas, juga terutama memperhitungkan kondisi dan situasi khalayak. (Arifin, 1994 : 59)

Untuk mencapainya maka diperlukan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Mengenal khalayak atau sasaran

Mengenal khalayak merupakan langkah pertama bagi komunikator dalam usaha pencapaian strategi

1. Pengenalan serta komunikator dipilih, sesuai dengan kondisi dan situasi yang ada. (Arifin, 1984:59)

Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka peneliti merumuskan masalah penelitian sebagai berikut “Bagaimana Strategi Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?”

1. Identifikasi Masalah

Untuk menjelaskan rumusan masalah yang diteliti dalam penelitian ini, maka peneliti mengidentifikasikan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana Fact Finding yang dilakukan Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?
2. Bagaimana Planning Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?
3. Bagaimana Communicating Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?
4. Bagaimana Evaluating Public Relations PT. PegeonMelalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?
5. Bagaimana Strategi Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan Di kalangan Masyarakat ?

1. Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengetahui “Bagaimana Strategi Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaannya di kalangan Masyarakat

1. Tujuan Penelitian

Suatu penelitian tentunya memiliki tujuan, dimana tujuan dari penelitian yang dilakukan akan dijelaskan seperti yang tertera di bawah ini. Tujuan-tujuan penelitian meliputi :

1. Untuk Mengetahui Fact Finding Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan.
2. Untuk Mengetahui Planning Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan di kalangan Masyarakat.
3. Untuk Mengetahui Communicating Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan di kalangan Masyarakat .
4. Untuk Mengetahui Evaluating Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan di kalangan Masyarakat .
5. Untuk Mengetahui Strategi yang dilakukan Public Relations PT. Pegeon Melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan di kalangan Masyarakat .

1. Kegunaan Penelitian

1. Kegunaan Teoritis

Secara teoritis dalam penelitian ini adalah sebagai salah satu pengembangan ilmu komunikasi secara umum dan pengembangan keilmuan. Hasil penelitian ini secara teoritis dapat digunakan agar mengetahui strategi komunikasi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) X melalui Program Corporate Social Responsibility dalam Membangun Citra Perusahaan di kalangan Masyarakat dan dapat memberikan pengetahuan mengenai kegiatan komunikasi yang efektif dan juga membuka wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis.

2. Kegunaan Penelitian Praktis
3. Kegunaan untuk Peneliti

Penelitian ini dapat berguna secara praktis bagi penelitian sebagai pengaplikasian ilmu atau teori yang sudah peneliti dapatkan selama mengikuti perkuliahan khususnya dan peneliti selanjutnya khususnya.

1. Kegunaan untuk Universitas dan Program Studi

Penelitian ini dapat berguna bagi Mahasiswa Universitas secara umum dan program studi ilmu komunikasi secara khusus sebagai bahan literature. Literature ini pun bisa berguna, terutama bagi peneliti selanjutnya yang melakukan penelitian pada bahan kajian penelitian yang sama.

1. Kegunaan untuk Perusahaan yang diteliti

Penelitian ini dapat berguna sebagai informasi, rekomendasi bagi PT. Pegeon sebagai bahan evaluasi dan masukan untuk mengukur tentang strategi yang telah dilakukan Public Relations dalam program Corporate Social Responsibility.

1. Fact Finding

Langkah pertama sangat penting artinya bagi suksesnya program humas. Fact finding adalah pencarian fakta, data atau informasi yang mendukung program humas mengenai situasi, pendapat, sikap, dan reaksi publik terhadap kegiatan, kebijakan atau produk suatu perusahaan atau lembaga. Pada tahap ini, Public Relions Officer dapat menganalisis data dan informasi yang sudah tersedia baik di buku, jurnal, majalah atau sumber-sumber data dan informasi lainnya. Istilah kerennya adalah desk research.

Pada tahap ini, seorang praktisi menganalisis data dan informasi yang tersedia. Berdasarkan  informasi dan data yang  tersedia kemudian dapat diperoleh interpretasi-interpretasi. Interpretasi ini amat berguna bagi seorang praktisi untuk memutuskan atau menentukan langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk memecahkan suatu permasalahan. Penelitian bisa dilakukan secara kualitatif & kuantitatif. Dalam tahap ini ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yakni What’s our problem?

Dalam hal ini apakah terjadi hal-hal yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan atau lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa-analisa yang mengarah kepada :

Bagaimana sikap kerja para karyawannya.

Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.

Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.

Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik

1. Analisis Kasus

1)      Tahun 2000an Perusahaan bedak PT. Pegeon memproduksi bedak padat untuk wantia remaja , namun bedak padat tersebut di isukan mengandung pewarna pakaian yang berbahaya bagi kulit. Peran PR  dalam menangani kasus tersebut yaitu:

2)      Fact Finding: mencari data-data yang akurat mengenai produk kami  dengan bahan-bahan yang digunakan untuk pembuatan bedak padat tersebut dan melihat kelapangan /masyarakat yang menggunakan produk tersebut apabila keadaannya mengacu pada hal yang menggawatkan perusahaan misallnya masyarakat banyak yang menganggap bedak padat  tersebut berbahaya sehingga di demo keberadaannya, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang PR adalah:

3)      Planning : Menyusun rancangan hal hal apa saja yang harus dilakukan oleh seorang PR, setelah PR mendapatkan bukti dan fakta bahwa produk perusahaan tidak mengandung bahan pewarna pakaian yang berbahaya untuk kulit,rencana  pertama akan dialkukan adalah conferensi pers yaitu dengan mengundang para wartawan di lobby perusahaan pegeon  kemudian membawa ahli lab dan dokter kulit yang telah menyelidiki composisi dari bahan pembuatan bedak tersebut dan PR sebagai perwakilan atau juru bicara dari perusahaan , kemudian mengadakan acara bazzar di mall dan didalamnya ada uji coba pembuktian bedak yang berbahaya dengan yang aman dan juga memberikan hadiah bagi pembeli bedak tersebut. Dan  dengan tempat yang sama yaitu di mall perusahaan pegeon akan  mengadakan talk show dengan mengundang artis “icon”  dan mengundang badan pom ,dokter kulit. membuat berita melalui media cetak,majalah  mengenai perbaikan citra dari produk kami.membuat iklan yang mengandung unsur pembuktian bahwa bahan-bahan pembuatan bedak ini adalah alami semuanya dan tentunya juga harus menarik dengan memperhatikan komposisi warna dan icon atau artis yang menjadi talent dalam iklan tersebut.

4)      Comunicating : Kemudian PR akan membagikan tugas kapada karyawan yang memiliki keahlian pada tugasnya masing masing agar rancangan yang telah disusun berjalan dengan baik misalnya membagi tugas untuk acara even siapa saja yang mengatur lokasi, bintang tamu dsb, kemudian yang merancang berita di media cetak agar terlihat lebih menarik dan tugas lainnya .Setelah semua hal-hal sudah di atur dengan baik, PR beserta karyawan lain yang ikut serta membantu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya langsung melakukan tindakan dan terjun kelapangan untuk merealisasikannya. Tentunya setiap kegiatan ini juga kami bekerja sama dengan pihak media agar setiap kegiatan kami di beritakan sehingga perusahaan kami membaik imagenya. Tentunya hal ini juga diawali dengan hubungan yang baik antara PR dengan para wartawan/pers .Dalam pelaksanaan kegiatan seorang PR perusahan yang memegang andil besar bagi kegiatan yang akan dilaksanakan ini maka PR harus mengontrol segala kegiatan yang dilakukan agar meminimalisir kesalahan dan meluruskan segala sesuatu yang melenceng dari jalur yang telah disepakati atau ditentukan . tujuan lainnya yaitu agar segala kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga target atau tujuan yang diinginkan bisa tercapai dengan baik karena pada dasarnya yang merancang kegiatan ini adalah seorang PR, maka PR itu juga yang harus mengawasi agar sesuai track/perencanaan awal.

5)      Evaluating : Setelah selesai kagiatan tersebut seorang  PR perusahaan pegeon akan mengevaluasi seluruh kegiatan tersebut apakah berjalan sesuai rencana ,lancar dan memenuhi target yang diinginkan sehingga kedepannya diperlukan modifikasi atau tidak.dan tidak lupa setelah kegiatan ini PR juga harus memantau segala pemberitaan yang berkembang di publik melalui media massa maupun media elektronik.

1. Membangun Pencitraan dan Reputasi

Strategi Public Relations PT. Pegeon berupa Corporate Social Responsibility (CSR) yaitu suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas, lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan dan Iain-lain. Untuk menjalin hubungan baik dengan stakeholder Public Relations PT. Pegeon melalui program Corporate Social Responsibility dalam membangun citra perusahaan.

Sehingga dalam hal ini kegiatan CSR sangat diperlukan Public Relations PT. Pegeon dalam menjalankan tugasnya, salah satunya untuk membina hubungan kerjasama dengan masyarakat dalam bidang produk bedak bayi.

Berdasarkan sifatnya, pelaksanaan program Corporate Social Responsibility dapat dibagi dua, yaitu: Program Pengembangan Masyarakat (Community Development), dan Program Pengembangan Hubungan atau Relasi dengan publik (Relations Development). Dalam program pengembangan relasi dengan publik, program Corporate Social Responsibility yang merupakan tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan, baik fisik (berkaitan dengan sampah, limbah, polusi dan kelestarian alam) maupun sosial kemasyarakatan, sebaiknya menjadi perhatian khusus bagi divisi Public Relations atau Hubungan Masyarakat.

Dalam implementasi program Corporate Social Responsibility, Public Relations (PR) mempunyai peran penting, terlebih dalam konteks pembentukan citra perusahaan. Dalam pelaksanaannya Public relations terlibat sejak proses pengumpulan fakta, perumusan masalah, perencanaan dan pemrograman, aksi dan komunikasi, serta evaluasi untuk mengetahui sikap publik terhadap perusahan. Sebenarnya tujuan dari implementasi program Corporate Social Responsibility adalah dalam rangka memperkuat keberlanjutan perusahaan di sebuah kawasan, dengan jalan membangun kerjasama antar stakeholders yang difasilitasi perusahaan dengan menyusun program-program pengembangan masyarakat sekitarnya. Kemudian dalam proses pengembangannya tiga stakeholders inti diharapkan mendukung penuh, di antaranya adalah; perusahaan, pemerintah dan masyarakat.

Strategi Public Relations PT. Pegeon dalam program Corporate Social Responsibility yang sasaran dari Program Corporate Social Responsibility PT. Pegeon: memberikan bedak gratis ketempat plosok-plosok social atau umum, memberi sponsor hadiah kepada event lona bayi sehat atau bayi cerdas dalam bidangnya, Kepedulian perusahaan terhadap lingkungan, Pengembangan kesehatan masyarakat, program menumbuhkan ekonomi kerakyatan, Sosial budaya bagi kesejahteraan masyarakat PT. Pegeon. Bentuk kegiatan Public Relations biasanya dilaksanakan setiap memperingati Hari Ulang Tahun (HUT) PT. Pegeon, dengan melaksanakan event-event yang bersifat sosial kemasyarakatan dan entertainment, seperti mengadakan jalan sehat, pembagian uang tunai dan sembako, mengadakan pasar malam, mengikuti bazar, sumbangan kepada yatim piatu dan Iain-lain. Semua kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan program Corporate Social Responsibility agar dapat membentuk opini dan citra positif di mata masyarakat, khususnya di. (company profile)

1. opini Negatif

Corporate Social Responsibility berhubungan erat dengan “pembangunan berkelanjutan”, dimana ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang. Hal ini yang menjadi perhatian terbesar dari peran perusahaan dalam masyarakat telah ditingkatkan yaitu dengan peningkatan kepekaan dan kepedulian terhadap lingkungan dan masalah etika. Masalah seperti perusakan lingkungan, perlakuan tidak layak terhadap karyawan, dan cacat produksi yang mengakibatkan ketidaknyamanan ataupun bahaya bagi konsumen adalah menjadi berita utama surat kabar. Peraturan pemerintah pada beberapa negara mengenai lingkungan hidup dan permasalahan sosial semakin tegas, juga standar dan hukum seringkali dibuat hingga melampaui batas kewenangan negara pembuat peraturan.

Untuk menghadapi kondisi yang mengganggu perusahaan, peran Public Relations sangat dibutuhkan dalam mempertahankan citra perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, Public relations harus menyadari bahwa strategi pokok dan tanggung jawab Public relations adalah bagaimana menumbuhkan kepercayaan, goodwill, dan kejujuran dalam menyampaikan pesan atau informasi, serta publikasi yang positif kepada publik (khalayak) didukung dengan kiat dan taktik dalam berkampanye dalam memperoleh citra

Tujuan utama dari Public Relations adalah mempengaruhi perilaku individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua audiens, dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan. Salah satu strategi yang biasanya digunakan oleh seorang Public relations adalah dalam menarik simpati publik adalah dengan program Corporate Social Responsibility yang merupakan bentuk tanggung jawab sosial perusahaan terhadap masyarakat. Ada dua hal yang terkait dengan tanggung jawab sosial korporat itu yakni pertimbangan sosial dan lingkungan hidup serta interaksi sukarela.

PERAN PR

Banyak pendukung Corporate Social Responsibility yang memisahkan Corporate Social Responsibility dari sumbangan sosial dan “perbuatan baik” (atau kedermawanan seperti misalnya yang dilakukan oleh Habitat for Humanity atau Ronald McDonald House), namun sesungguhnya sumbangan sosial merupakan bagian kecil saja dari Corporate Social Responsibility. Perusahaan di masa lampau seringkali mengeluarkan uang untuk proyek-proyek komunitas, pemberian beasiswa dan pendirian yayasan sosial. Mereka juga seringkali menganjurkan dan mendorong para pekerjanya untuk sukarelawan (volunteer) dalam mengambil bagian pada proyek komunitas sehingga menciptakan suatu itikad baik di mata komunitas tersebut yang secara langsung akan meningkatkan citra perusahaan. Dengan diterimanya konsep Corporate Social Responsibility, perusahaan mendapatkan kerangka bam dalam menempatkan berbagai kegiatan sosial di atas.

MATERI KELAS XI OTKP PELANGGAN

KD. 3.15 MELAKSANAKAN PELAYANAN PRIMA KEPADA PELANGGAN

A. Pengertian pelayanan prima (service excellent)

Pelayanan prima adalah suatu pola pelayanan terbaik dalam manajemen modern yang mengutamakan kepedulian terhadap pelanggan. Pada hakikatnya, pengertian pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang berupa produk barang atau jasa.

Definisi Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat. Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman).

Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan

Memberikan pelayanan kepada pelanggan harus diterapkan seoptimal mungkin tujuanya adalah membangun kepercayaan dan ikatan emosional dengan para pelanggan. Untuk memberikan pelayanan optimal, minimal harus ada tiga hal pokok, yakni: perduli kepada pelanggan, melayani dengan tindakan yang terbaik, dan memuaskan pelanggan dengan berorientasi pada standard layanan terrtentu.

Cara Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan

1.      Benar bener mendengarkan mereka.

Dengarkanlah mereka jangan menyela ucapan mereka dengarkanlah dan perhatikan saja apa yang ingin mereka sampaikan, setelah anda mendengarkan dengan baik, anda bisa dengan mudah memberikan solusi kepada mereka.

2.      Jangan mengabaikan mereka.

Pelanggan haanya ingin dilayani dengan cepat jangan pernah mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan.

3.      Mengakomodasi kebutuhan pelanggan

Anda pasti sadar bahwa melayani pelanggan bukanlah hal yang mudah. Mendengarkan setiap permintaan dan kebutuhan mereka tentu tidaklah mudah. Anda juga tidak bisa memastikan bahwa segala kebutuhan pelanggan dapat Anda penuhi dengan cepat. Tapi ini bukan berarti Anda tidak mau mendengarkan atau bahkan mengabaikan permintaan pelanggan. Anda bisa mengakomodasi setiap permintaan pelanggan. Meskipun banyak dan tidak mungkin, pelanggan akan tetap menjadi brand ambassador potensial bagi bisnis Anda.

4.      Membangun kepercayaan

Banyak cara yang dapat Anda lakukan dalam upaya membangun kepercayaan bagi pelanggan Anda. Anda memang harus terus memberikan pelayanan terbaik mulai dari mendengar hingga memenuhi janji kepada pelanggan Anda. Ketika Anda mampu memberikan apa yang pelanggan inginkan dan terus memberikan pelayanan terbaik, secara otomatis pelanggan akan mempercayai apa yang Anda tawarkan.

5.      Hidupkan nilai perusahaan

Untuk memastikan bahwa sebuah perusahaan akan bertahan lama di pasaran, mereka harus bisa menghidupkan nilai perusahaan. Salah satu caranya yaitu melalui pelayanan kepada pelanggan. Anda dapat menunjukkan apa dan bagaimana bisnis Anda melalui tata cara dan teknik Anda dalam melayani pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka. Setiap karyawan yang dimiliki harus tahu cara ini, karena tidak menutup kemungkinan mereka akan bertemu dengan salah satu pelanggan Anda di luar sana

Harapan Pelanggan

Pelanggan  Internal	Pelanggan  Eksternal
Kebersamaan & Kerja sama	Kualitas pelayanan yang baik
Imbalan	Informasi yang jujur dan benar
Kualitas Kerja	Kemudahan dlm memperoleh jasa
Struktur, sistem dan prosedur kerja yang efisien	Pelayanan Purna Jual/perawatan

Agar kerjasama dengan kolega dan pelanggan berlangsung dengan baik, maka ada hal yang harus diperhatikan:

1.      Komunikasi dengan kolega dan pelanggan dilakukan secara terbuka, professional, dan     secara ramah tamah

2.      Menggunakan bahasa dan nada suara yang tepat

3.      Pengaruh bahasa tubuh dipertimbangkan

4.      Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

5.      Aktif mendengarkan dan bertanya dipergunakan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah

6.      Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega bila dibutuhkan.

Kerja Sama Dengan Pelanggan

Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggris yang boleh kita ingat, yaitu’customer is a king’ (“pelanggan adalah raja”). Pepatah Inggris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau dunia bisnis,

pelanggan harus diistimewakan, harus diberi prioritas (hak didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa tercapai melalui kerjasama yang baik dengan pelanggan itu . Secara garis besar ada tiga macam

a)        Pelanggan perorangan.

Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantor pun secara pribadi.

b)      Pelanggan kolektif

Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hokum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian secara kelompok atau ramai-ramai.

c)      Pelanggan kantoran

Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga swasta yang lain

Konsep Dasar Pelayanan Prima

Untuk menunjang pelaksanaan playanan prima, telah dikembangkan konsept (TQM), yaitu system manajemen yang melibatkan semua manajemen dan pegawai untuk memperbaiki kualitas dan kuantitas proses organisasi agar kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan terpenuhi.

Pelayanan prima dikembangkan berdasarkan konsep A3, yaitu (sikap), (perhatian) dan  (tindakan).

Ø Konsep (Sikap)

Calon pembeli/pelanggan selalu mengharapkan sikap dan perilaku yang baik dan menyenangkan dari pelayan/petugas yang ada di toko/perusahaan sehingga kepuasan pembeli terpenuhi serta kemungkinan besar pengalamannya disampaikan kepada orang lain, yang akhirnya menjadi promosi gratis bagi perusahaan. Pelayanan berdasarkan (sikap) terdiri dari beberapa bentuk, antara lain seperti berikut ini.

1.       Pelayanan pelanggan dengan penampilan serasi

Hal-hal yang dapat mendukung penampilan serasi :

1)      Penampilan serasi dengan cara berhias

2)      Penampilan serasi dengan cara berbusana

3)      Penampilan serasi dengan ekspresi wajah

2.        Pelayanan dengan berpikir positif

Cara berpikir positif dalam melayani pembeli

1)      Tidak mencari atau memanfaatkan kelemahan pembeli

2)      Tidak bersikap apriori terhadap pembeli

3)      Melayani pembeli secara terhormat

3.      Pelayanan pelanggan dengan sikap menghargai

1)      Tutur bahasa baik, disertai senyum ramah

2)      Sikap sopan santun

3)      Melayani dengan memuaskan

4)      Mendengarkan saran, pendapat dan kritikan pembeli

5)      Mendengar dan mencatat setiap pesanan pembeli

6)      Mengusahakan untuk memenuhi kebutuhan pembeli

7)      Bersikap konsisten dalam melayani pembeli

Konsep ( Perhatian )

Bentuk-bentuk pelayanan berdasarkan konsep attention  adalah sebagai berikut.

     a.   Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan

1.      Mendengarkan tutur kata pembeli mengenai kebutuhannya

2.      Mencatat dengan cermat yang dibutuhkan pembeli

3.      Berusaha memahami semua kebutuhan pembeli

4.      Berusaha mewujudkan kebutuhan pembeli dengan cepat

b.      Mengamati perilaku pelanggan

Ketika sedang mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, penjual harus mengadakan pengamatan terhadap segala perilaku pelanggan dalam hal berikut ini.

-Body language

-Body movement

-Motive pembeli

c.       Mencurahkan perhatian penuh pada pelanggan

-Mendengarkan dan mencatat kebutuhan pembeli

-Menjelaskan kembali setiap pesanan

-Memberikan dan mengajukan saran dan perhatian penuh kepada pembeli

-Memberikan dan mengajukan saran dan perhatian penuh kepada pembeli

-Menghargai setiap pendapat dan saran yag diajukan pembeli

-Memenuhi kebutuhan pelanggan akan barang dan jasa yang dipesannya.

Konsep (Tindakan)

a.       Pencatatan pesanan adalah sebagai berikut

-Memberi kemudahan kepada pembeli/pelanggan

-Mempercepat pelayanan

-Menghindari kesalahan sekecil mungkin

-Memudahkan dalam pencarian dan pengambilan barang

b.      Pencatatan kebutuhan pelanggan

Untuk memberikan pelayanan yag baik, sebaiknya pelayanan atau penjual mendengarkan memahami kebutuhan para pelanggan para pelanggan dan membuat daftar kebutuhan dengan mengelompokkan sesuai dengan kegunaan, merek, ukuran, dan jenis pesanan.

c.       Penegasan kembali kebutuhan pelanggan

-Barang yang telah dicatat, ditegaskan kembali agar tidak terjadi kesalahan pelayanan.

-Menanyakan penggunaan alat pembungkusan barang

-Menanyakan cara pengiriman barang yang dikehendaki pembeli

-Menegaskan cara pembayaran (cash, credit, dengan cek)

d.      Mewujudkan kebutuhan pelanggan

e.       Menyatakan terimakasih dengan harapan pelanggan kembali

Materi Kelas XI OTKP

KD.3.4 ETIKA DAN KODE ETIK PROFESI HUMAS

A.    Pengertian Kode Etik

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata latin ethicus yang berarti kebiasaan. Sesuatu dianggap etis atau baik, apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kenyataannya, banyak orang tertarik untuk mempelajari etika, sehingga terdapat pengertian lain tentang etika ialah sebagai studi atau ilmu yang membicarakan perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dinilai baik dan mana pula yang dinilai buruk.

Courtland L. Bovee dan John V. Thill mendefinisikan etika adalah prinsip perilaku yang mengatur seseorang atau sekelompok orang. Orang yang tidak memiliki etika, melakukan apapun yang diperlalukan untuk mencapai tujuannya. Orang – orang yang memiliki etika umumnya dapat dipercaya, adil, dan tidak memihak, menghargai orang lain, dan menunjukan kepedulian terhadap dampak atas tindakan di masyarakat.[1]

Secara umum kode etik merupakan suatu sistem norma, nilai, dan aturan profesional tertulis yang secara tegas menyatakan apa yang benar dan apa yang salah, apa yang baik dan apa yang tidak baik. Kode etik juga menyatakan perbuatan apa saja yang harus dilakukan dan perbuatan apa saja yang harus dihindari. Singkatnya, kode etik adalah suatu pola aturan, tata cara, pedoman, dan batasan-batasan ketika melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan dengan tujuan untuk meningkatakan kualitas anggota perusahaan. Kode etik biasanya berupa aturan tertulis yang sistematis dan dengan sengaja dibuat berdasarkan prinsip-prinsip moral yang ada dan ketika dibutuhkan dapat difungsikan sebagaimana mestinya.

B.     Fungsi Kode Etik dalam Kegiatan Humas

Menurut Gibson dan Michel (1945:449) fungsi dari kode etik adalah sebagai pedoman atau perlindungan dalam pelaksanaan tugas profesional dan pedoman bagi masyarakat sebagai seorang profesional. Sedangakan menurut Biggs dan Blocher (1986:10) mengemukakan 3 fungsi dari kode etik, yaitu:

a)     Melindungi suatu profesi dari campur tangan pemerintah

Dengan adanya kode etik yang mengatur hubungan antara praktisi humas dengan pihak pemerintah akan semakin memperjelas tentang apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Hal ini menjadi sangat penting, karena dengan terjalinya hubungan baik dengan pihak pemerintah sebagai pemangku kebijakan suatu daerah tentunya sangat berpengaruh terhadap jalanya perusahaan, sehingga adanya kode etik ini dapat meminimalisir tindak semena-mena pemerintah terhadap perusahaan.

b)     Mencegah terjadinya pertentangan internal dalam suatu profesi

Dengan adanya kode etik humas akan memberikan penjelasan tentang bagaimana cara menjalin hubungan yang baik dengan rekan kerja, yang tentunya akan sangat berpengaruh terhadap performa dan motivasi kerja dari masing-masing aggota humas.

c)     Melindungi para praktisi dari kesalahan praktik suatu profesi

Dengan adanya kode etik humas tentunya sangat berkaitan dengan hasil kerja para praktisi dalam profesi humas. Praktisi humas yang bijaksana tidak akan memberikan kemudahan terhadap penyelewengan kerja, yang mana tindakan tersebut akan berdampak negatif baik terhadap dirinya sendiri maupun terhadap perusahaan. Praktisi humas yang baik, yang taat terhadap kode etik adalah mereka yang meminimalisir sekecil apapun kesalahan dalam berkeja serta menjaga nama baik profesinya.

Sedangkan beberapa pihak mengatakan bahwa, fungsi kode etik hanyalah “ khotbah untuk panduan suara” dan tidak membantu jika diperlukan : yakni tidak membantu training etika dan penalaran moral atau pengembangan moral. Kode etik itu sebagai lembaga pedoman yang konsisten untuk praktik PR di seluruh dunia. Apakah kode itu dipakai atau tidak, itu biasanya tergantung kepada siapa yang bertanggung jawab dalam pembentukan keputusan etis. Seoramg ahli etika mengatakan : Dasar pembuatan keputusan etis di bidang kita akan terus berada di tangan praktisi individual.[2]

C.    Macam-Macam Kode Etik Humas

Ada 4 macam kode etik yang harus praktisi humas taati. Keempat kode etik tersebut adalah sebagai berikut:

a)     Code of conduct, yaitu etika perilaku sehari-hari terhadap integritas pribadi, klien dan majikan, media dan umum, serta perilaku terhadap rekan seprofesi.

b)     Code of profession, yaitu etika dalam melaksanakan tugas/profesi humas.

c)     Code of publication, yaitu etika dalam kegiatan proses dan teknis publikasi.

d)     Code of enterprise, yaitu menyangkut aspek peraturan pemerintah seperti hukum perizinan dan usaha, hak cipta, merk, dll.

D.    Etika Sebagai Standar Perilaku Sosial

            Etika terkait dengan apa yang secara moral dianggap benar atau salah dalam perilaku sosial, biasanya ditentukan oleh standar profesi, organisasi, dan individu. Perilaku beretika merupakan pertimbangan utama yang membedakan antara warga yang beradap dengan yang tidak dalam masyarakat. Allen Center mengusulkan lima faktor yang mengatur perilaku sosial.

1.     Tradisi. Bagaimana sebuah situasi dipandang dan diberlakukan pada masa lalu.

2.     Opini Public. Perilaku yang dapat diterima oleh mayoritas orang pada saat ini.

3.     Hukum. Perilaku yang dibolehkan dan yang dilarang oleh undang-undang.

4.     Moralitas. Umumnya terkait dengan apa yang dibolehkan dan dilarang pleh ajaran agama.

5.     Etika. Standar yang disusun oleh profesi, organisasi, atau diri sendiri, berdasarkan suara hati- apa yang benar dan adil untuk orang lain dan untuk diri sendiri.[3]

E.     Pentingya Kode Etik Bagi Praktisi Humas

Salah satu alasan mengapa industri PR memunculkan kritik adalah kapan pula pada saat politisi, perusahaan, ataupun selebritis bermasalah maka tindakan pertama yang dilakukan PR adalah selalu menjadi penasihat mereka. Namun demikian, kebanyakan penunjukan praktisi PR untuk suatu kasus akan membawa dampak baik, karena akan memberikan kejelasan dan memberikan manfaat bagi setiap orang yang terkait, termasuk media massa. Hal ini menunjukkan  bahwa pada dasarnya bukan praktisi PR-nya yang tidak bersifat etis sehingga membutuhkan pandangan netral terhadap PR.

            Baker & Martinson (2002) mengatakan ada lima prinsip yang harus di patuhi individu dalam melakukan pekerjaan. Prinsip tersebut yaitu kebenaran ( truthfulness), otentisitas (authenticity), rasa hormat (respect), dan tanggung jawab social (social responsibility). Untuk prinsip kebenaranya, para praktisi PR ada dalam pengawasan ketat, khusunya oleh paara jurnalis yang menganggap bahwa praktisi PR adalah “musuh”.[4]

Sebagaimana lazimnya kaum profesional, praktisi humas (public relations) memiliki etika profesi atau kode etik humas yang harus ditaati, sehingga praktisi PR harus memiliki standar etika personal yang tinggi yang mengilhami kerjanya sebagai PR.

Seorang praktisi humas dikatakan profesional apabila pribadinya mampu memahami dan menerapkan kode etik dengan benar sesuai profesi yang diembannya dan memberikan dampak yang positif baik bagi profesinya maupun bagi dirinnya sendiri.

Sebagai contoh seorang humas dituntut memiliki kemampuan seperti berkomunikasi, mengorganisir, bergaul, berelasi, dan berkepribadian yang kuat. Selain itu juga harus memiliki ketrampilan yang tinggi dalam bidang penguasaan teknologi informasi untuk menunjang tuntutan pekerjaanya. Dari kemampuan dan ketrampilan tersebut dapat dikatakan bahwa seorang praktisi humas adalah seorang yang profesional jika mampu menjalankannya sesuai kode etik yang telah ditetapkan.

Dizaman yang serba modern seperti sekarang ini serta tantangan masa depan yang semakin besar, yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers, kebebasan mengeluarkan pendapat dan berekspresi, terlebih dalam bidang teknologi dan informasi seorang praktisi humas dalam melaksanakan peran dan aktivitasnya tidak boleh lepas dari kode etik yang dimilikinya. Karena kode etik itulah yang menjadi standart moral yang harus dipengang oleh para praktisi humas agar dirinya tetap hidup. Kesadaran memegang teguh kode etik berpengaruh terhadap posisi dirinya dimata masyarakat. Ia juga dapat menjalankan tugas dan kewajibannya dengan penuh tanggung jawab dan setiap kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya dapat diolah dengan baik untuk menciptakan konsep kerja yang baik terhadap perusahaan yang diwakilinya, masyarakat dan lebih besar lagi dampaknya adalah bagi dirinya sendiri.

F.     Dampak Tidak Dijalankannya Kode Etik Humas

Kode etik humas merupakan acuan dari setiap kebijakan yang diambil praktisi humas dalam menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab. Seorang humas profesional akan bekerja dengan penuh kesadaran terhadap kode etik yang dimiliki, maka ia akan bekerja sesuai dengan kemampuan terbaik dan memperhatikan semua pekerjaannya agar sesuai dengan kode etik.

Dampak dari tidak dijalankannya kode etik humas berpengaruh terhadap praktisi humas sendiri maupun perusahaan.

Menurut Dimock dan Koenig (1987) , pada umumnya tugas- tugas dari pihak humas instansi atau lembaga pemerintah haruslah di jalankan sesuai dengan etika yang ada, yaitu sebagai berikut :

1.     Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijakan serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut.

2.     Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan di berbagai bidang sosial, budaya, ekonomi, politik serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.

3.     Kejujuran dalam pelayanan dan pengapdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya masing-masing.[5]

Bagi praktisi humas yang bekerja tidak sesuai kode etik akan mendapatkan penilaian negatif dari rekan sejawat, yang terparah adalah penurunan pangkat atau bahkan dikeluarkan dari tempat kerjanya.

Bagi perusahaan yang tidak menjalankan kode etiknya maka akan mendapatkan citra negatif di masyarakat, dan apabila citra ini berkembang maka akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.

Kode etik memang tidak ada sanksinya, dan yang berhak  menyatakan apakah ia melanggar kode etik atau tidak adalah asosiasi profesi itu sendiri. Tidak ada satu pihak pun di luar asosiasi profesinya yang akan berhak menjatuhkan sanksi ihwal pelanggaran kode etik ini.[6]

G.    Contoh Kode Etik Humas (diambil dari perhumas.ord.id)

KODE ETIK PROFESI

PERHUMAS INDONESIA

Dijiwai oleh Pancasila maupun UUD 1945 sebagai landasan tata kehidupan nasional; Diilhami oleh Piagam PBB sebagai landasan tata kehidupan internasional; Dilandasi oleh Deklarasi Asean (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia Tenggara; dan dipedomi oleh cita-cita, keinginan dan tekad untuk mengamalkan sikap dan perilaku kehumasan secara professional; kami para anggota Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia – PERHUMAS INDONESIA sepakat untuk mematuhi Kode Etik Kehumasan Indonesia, dan bila terdapat bukti-bukti diantara kami dalam menjalankan profesi kehumasan ternyata ada yang melanggarnya, maka hal itu sudah tentu mengakibatkan diberlakukannya tindak organisasi terhadap pelanggarnya.

Pasal 1

KOMITMEN PRIBADI

Anggota PERHUMAS harus :

1. Memiliki dan menerapkan standar moral serta reputasi setinggi mungkin dalam menjalankan profesi kehumasan
2. Berperan secara nyata dan sungguh-sungguh dalam upaya memasyarakatan kepentingan Indonesia
3. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan antar warga Negara Indonesia yang serasi daln selaras demi terwujudnya persatuan dan kesatuan bangsa.

Pasal II

PERILAKU TERHADAP KLIEN ATAU ATASAN

Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:

1. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan
2. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda atau yang bersaing tanpa persetujuan semua pihak yang terkait
3. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang diberikan oleh klien atau atasan, maupun yang pernah diberikan oleh mantan klien atau mantan atasan
4. Tidak melakukan tindak atau mengeluarkan ucapan yang cenderung merendahkan martabat, klien atau atasan, maupun mantan klien atau mantan atasan
5. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan menerima pembayaran, komisi atau imbalan dari pihak manapun selain dari klien atau atasannya yang telah memperoleh kejelasan lengkap
6. Tidak akan menyerahkan kepada calon klien atau calon atasan bahwa pembayaran atau imbalan jasa-jasanyaharus didasarkan kepada hasil-hasil tertentu, atau tidak akan menyetujui perjanjian apapun yang mengarah kepada hal yang serupa 

Pasal III

PERILAKU TERHADAP MASYARAKAT DAN MEDIA MASSA

Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:

1. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan memperhatikan kepentingan masyarakat serta harga diri anggota masyarakat
2. Tidak melibatkan diri dalam tindak memanipulasi intergritas sarana maupun jalur komunikasi massa
3. Tidak menyebarluaskan informasi yang tidak benar atau yang menyesatkan sehingga dapat menodai profesi kehumasan
4. Senantiasa membantu untuk kepentingan Indonesia

Pasal IV

PERILAKU TERHADAP SEJAWAT

Praktisi Kehumasan Indonesia harus:

1. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi atau tindak professional sejawatnya. Namun bila ada sejawat bersalah karena melakukan tindakan yang tidak etis, yang melanggar hukum, atau yang tidak jujur, termasuk melanggar Kode Etik Kehumasan Indonesia, maka bukti-bukti wajib disampaikan kepada Dewan Kehormatan PERHUMAS INDONESIA
2. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk menggantikan kedudukan sejawatnya
3. Membantu dan berkerja sama dengan sejawat di seluruh Indonesia untuk menjunjung tinggi dan mematuhi Kode Etik Kehumasan ini. [7]

H.    Praktisi Public Relations Profesional

Public Relations adalah profesi yang menuntut intregritas antara pengetahuan (expertise), keahlian (skill), dan etika profesi (ethics). Seseorang praktisi public relations dituntut mempunyai 3B (beauty,brain dan behavior). Tidak hanya cantik, ganteng dan penampilan menarik (beauty), tetapi juga harus berwawasan luas dan skillful (brain/expertise), dan berperilaku baik (behavior/ethics).[8]

Selain itu public relation di tuntut mempunyai kemampuan dalam praktik komunikasi organisasi, manajemen krisis dan manajemne isu, dan riset. Pengetahuan tentang komunikasi organisasi yang baik diperlukan karena kegiatan public relations berada dalam lingkup organisasi.

Seorang public relations juga perlu bekal keahlian dalam manajemen krisis dan isu. Setiap perusahaan pasti mengalami krisis dan isu dalam hidupnya. Kritis dapat berasal dari internal ataupun eksternal perusahaan. Krisis yang dikelola dengan baik akan menjadi awal peningkatan citra perusahaan menuju kondisi yang lebih baik. Namun krisis yang tidak dikelola dengan baik akan membuat citra perusahaan jatuh.

Pengetahuan tentang riset perlu dikuasasi, mengingat pekerjaan public relations adalah “ based on facts” (berdasarkan fakta-fakta). Fakta diperlukan berdasarkan keputusan yang diambil. Pada akhirnya segala aktivitas public relations bermuara pada terjalinya “harmonisasi” dalam operasional sehari-hari organisasi.

[1] Suranto Aw, Komunikasi Interpersonal, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2011, hlm 125

[2] Scott M, Cutlip.Allen H, Center. Glen M, Broom, Effective Public Relation,  Kencana Prenada Media Group, Jakarta, 2009, hlm 163

[3] Dan Lattimore.Otis Baskin.Suzette T,Heiman.Elizabeth L,Toth, Public Relation Profesi dan Praktik, Salemba Humanika, Jakarta, 2010 , hlm. 87

[4] Keith Butterick, Pengantar Public Relations Teori dan Praktik, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2014, hlm. 89

[5] Rosady Ruslan, SH, MM, Manjemen Public Relations & Media Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2016, hlm 342

[6] Drs. Aceng Abdullah, kiat berhubungan dengan media massa, PT, Remaja Rosdakarya, Bandung 2004, hlm 106

[7] www.perhumas.ord.id

[8] Rachmat Kriyantono, Ph.D, Public Relations Writing Teknik Produksi Media Public Relation dan Publisitas Corporate,  Kencana Prenada Media Group, Jakarta, 2012, hlm 34

KD.3.16 membuat notula pertemuan/rapat

Menulis Notula/Notulen Dan Contoh 

Pengertian Notula/Notulen Rapat

            Notula/notulen rapat adalah ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi, atau sidang dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal acara sampai akhir acara. Menurut kamus bahasa indonesia notulen atau notula bermakna cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan serta diputuskan. Notulen rapat bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh.
Notulen rapat dibuat supaya kita dapat mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notula/notulen adalah cacatan kecil dalam rapat biasanya ditulis oleh notulis.

Fungsi Notula/Notulen Rapat

Notula/Notulen merupakan catatan ringkas, padat, sistematis, dari suatu kegiatan sidang. Fungsi notula/notulen sangatlah penting terhadap kegiatan rapat tersebut. Karena di dalam notulen/notula semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut fungsi notulen/natula :

1. Berfungsi sebagai bukti tertulis telah diadakannya rapat/sidang
2. Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat
3. Dan berfungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat

Isi Notula/Notulen Rapat

Isi yang terkandung didalam notulen/notula yaitu sebagai berikut :

1. Tujuan kegiatan rapat/sidang
2. Hal - hal yang akan dibahas dalam rapat
3. Saran dan keputusan dari pelaksanaan acara
4. Waktu pelaksanaan kegiatan
5. Pihak - pihak yang terkait atau hadir dalam acara

Susunan Notula/Notulen

Didalam menulis notulen ada rangkaian yang harus diperhatikan agar disaat notulen tersusun sinkat dan sistematis. Berikut susunannya :

a. Kepala Notula/Notulen, Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

1. Nama atau tema yang di bahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempal pelaksanaan acara
5. Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis, peserta.)

b. Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Isi     Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

1. Kata Pembuka
2. Pembahasan
3. Pembacaan keputusan

4.      Waktu (Jam) Penutupan

c. Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :

1. Nama jabatan
2. Tanda tangan

3.      Nama pajabat, pangkat, atau NIP

d. Penandatanganan, Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.

Pengertian Notulis Dan Tugas Notulis

Menurut kamus besar bahasa indonesia (kbbi) notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan rapat). Dengan begitu notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan menulis dengan baik agar hal - hal yang ada dalam diskusi tartangkap dengan baik. Sederhananya notulis adalah seseorang yang yang mencatan hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal hingga akhir acara.

Tugas Notulis

Notulis mempuyai tugas dan peranan yang sangat penting didalam diskusi. Berikut beberapa tugas dan hal - hal yang harus ditulis notulis di dalam diskusi :

1. Mencatat topik permasalah
2. Mencatat waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan
3. Mencatat jumlah peserta
4. Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi
5. Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
6. Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan

Menyusun notula (notulen)

            Menyusun notula (notulen) adalah proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil suatu rapat atau pengertian. Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat.

Fungsi notula

            yaitu sebagai dokumentasi (data/arsip) pertemuan :

- sebagai panduan melaksanakan kegiatan
- sebagai dasar pelaksanaan sebuah kegiatan
- sebagai acuan pertemuan selanjutnya

Jenis notula :
- Notula Harfiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat peserta
- Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Penjelasan fungsi :
1. Sebagai panduan pelaksanaan kegiatan sebuah pertemuan pasti menghasilkan simpulan (keputusan), biasanya hasil tersebut dijadikan panduan dalam melaksanakan kegiatan
2. Sebagai dasar pelaksanaan sebuah kegiatan, lebih tepatnya hasil sebuah pertemuan
3. Sebagai acuan pertemuan selanjutnya

dengan adanya notula, kita bisa mengkaji sebuah pertemuan-pertemuan sebelumnya, untuk dijadikan acuan dalam melaksanakan pertemuan yang lain.

contoh notula (notulen) rapat

                              KERJA BERKAH
   Jalan Raya Musyawarah No 22, Pleno, Magelang
                        Telp. (0211) 8333211
                 Email : kerjhaberkah@gmail.com

NOTULEN RAPAT

Agenda Rapat                          : Miningkatkan Peforma Kerja Kantor

Hari/ Tanggal                           : Kamis, 13 Januari 2020

Waktu                                       : 09.00 WIB

Tempat                                     : Ruang Meeting Kantor Kerja Berkah

Pemimpin Rapat                     : Riyono M.Kom Direktur Utama PT. Kerja Berkah

Notulis                                      : Nursifa Putri

Notulensi Rapat                      : –

Kerja Berkah akan melakukan evaluasi guna akan meningkatkan kinerja setiap para kerja kantor dikarenakan akhir-akhir ini sedang mendapatkan laporan bahwa kerja peforma kantor telah menurun. Agar perusahaan dapat tetap bisa eksis dan meningkat performanya maka rapat ini dilakukan. Kekurangan-kekurangan yang telah didapatkan dari rapat ini segera akan diperbaiki agar cepat perusahaan berkembang pesat.

Pimpinan Rapat,	Notulis,
Riyono M.Kom	Nursifa Putri

---

Kd. 3.14. Persiapan penyelenggraan/rapat & Kd. 3.15 penyelenggaraan pertemuan/rapat

MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN/RAPAT

Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau  rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menentukan macam jamuan makan atau menu makanan. Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Dibawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut:

a.     Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, majelis.

b.     Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi

c.      Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat

d.     Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang  bersifat tatap muka

e.     Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

1.     Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi

2.     Jenis-Jenis Rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

a.     Menurut Tujuannya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2)     Rapat Pemecahan Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

3)     Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.     Menurut Sifatnya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

2)     Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

3)     Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

4)     Rapat Tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

c.      Menurut Jangka Waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2)     Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadalan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3)     Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu, dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

4)     Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setiap setahun sekali. Contoh dari rapat ini adalah Rapat Pemegang Saham, Rapat Dewan Komisaris, Rapat Paripurna DPR, dsb.

d.     Menurut Frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Rutin, yaitu Rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: Rapat mingguan, rapat bulanan, rapat tahunan, dsb

2)     Rapat Insidentil, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang bersifat penting dan harus diselesaikan bersama.

3.     Syarat-syarat Rapat Yang Baik

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Suasana terbuka

Suasana yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerjasama yang tinggi diantara para peserta rapat.

2. Tidak ada monopoli

Monopoli pembicaraan baik oleh pimpinan maupun peserta rapat yang lain harus dihindari. Karena suasana rapat dapat menjadi kaku dan peserta rapat yang lain menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Semua pihak yang terlibat harus mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat dan bertanya.

3. Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan rapat

Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Perdebatan dalam rapat adalah hal yang biasa terjadi, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh sebab itu hindari debat yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas atau cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga.

7. Disiplin Waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

  4.     Perencanaan dan Persiapan Rapat

Ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Why

Mengapa rapat perlu diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan tingkat urgensi dari rapat tersebut

2. What

Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?

Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

3. Who

Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?

Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang

4. Where

Dimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk  menentukan tempat penyelenggaraan rapat

5. When

Dimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat diselenggarakan

6. How

Bagaimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan yang akan dibagikan terlebih dahulu atau dengan menggunakan LCD proyektor, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan pihak yang berkaitan dengan penyelenggaraan suatu rapat.

Hal-hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut:

1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

Contoh Agenda rapat:

Contoh Susunan Acara Rapat:

2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat dapat ditentukan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada

 penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat Undangan Rapat

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu yang telah ditentukan.

Undangan yang dibuat hendaknya memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:

a.     Menggunakan Kop atau Kepala Surat

b.     Mencantumkan no surat serta tanggal pembuatannya

c.      Mencantumkan perihal undangan rapat

d.     Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat

e.     Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan

f.       Ditanda tangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

g.     Waktu pengiriman undangan hendaklah jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretaris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga waktu pengirimannya.

Contoh Surat Undangan:

4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Ada 2 macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat diatas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, sebagai bahan penyusunan notula rapat, dan sebagainya.

Contoh Daftar Hadir Rapat:

5.     Mempersiapkan Bahan Rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain:

a.     Agenda Rapat

b.     Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (dapat berupa makalah, laporan-laporan, dsb)

c.      Notula/hasil rapat bulan yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)

Bahan-bahan tersebut (b) disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan rapat tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirim bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajarai terlebih dahulu.

6.     Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan dalam rapat yang perlu dipersiapkan adalah:

a.     White board lengkap dengan spidol dan penghapus atau dapat pula berupa Flip Chart lengkap dengan spidolnya

b.     LCD proyektor lengkap dengan layarnya

c.      Sound system lengkap dengan microphonenya

d.     Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat rapat

e.     Block note atau buku agenda lengkap dengan bolpointnya

f.       Name Tag untuk peserta

g.     Komputer atau Laptop

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan berapa jumlah barang yang dibutuhkan.

Contoh daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan rapat:

7.     Mempersiapkan Ruang Rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta rapat cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, maka rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Untuk itu sekretaris perlu mencari dan memesan hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat di selenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, maka sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi, dan akomodasinya. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

a.     Cahaya Penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan bantuan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, maka pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

b.     Ventilasi Udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

c.      Pengaturan Tempat Duduk

Dalam mengatur ruang pertemuan, selayaknya kita tidak begitu saja menerima apa yang tersedia dalam gedung. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dan beberapa tata letak yang bisa digunakan.

Pertimbangan letak meja dan kursi harus diatur sesuai tujuan dan isi acara. Bahkan tata letak pun harus lebih dipikirkan bila menuntut pendengar atau audien untuk berpartisipasi dan berinteraksi. Pilihlah ruangan yang memang membantu tujuan-tujuan tersebut.

Berikut beberapa tata letak ruangan yang bisa digunakan:

1.     Gaya Kelas (classroom style)

Tata letak ini membariskan meja dengan 2 atau 3 kursi. Meja-meja disusun menghadap bagian depan ruangan. Tata letak ini tepat untuk konferensi atau presentasi di mana presenternya sering memberikan informasi dan berdialog dengan peserta.

Layout:

2.     Gaya Teater (theater style)

Gaya Teater dibuat dengan deretan kursi yang menghadap ke depan ruangan. Terdapat pemisah seperti gang kecil antar kelompok. Tata letak ini dipakai untuk memaksimalkan ruangan dan presentasi kurang dari 2 jam. Cocok buat pertemuan yang menuntut pesertanya untuk mencatat.

Layout:

3.     Gaya Konferensi (conference style)

Meja 6 atau 8 kaki disatukan di tengah ruangan sebagai tempat berkumpul. Kursi-kursi ditempatkan di sekelilingnya. Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

Layout:

4.     Gaya U-Shape / Open Style

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dari ujung ruangan ke ujung lainnya membentuk huruh U. Kursi-kursi ditempatkan di luar huruf U. Bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

Layout:

5.     Gaya Hollow Square

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dalam kerangka persegi panjang dengan ruang terbuka di tengahnya. Kursi-kursi diletakkan di luar sekeliling persegi panjang tersebut. Sama halnya dengan Gaya Konferensi, Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

Layout:

6.     Gaya Banquet

Digunakan untuk acara makan-makan dengan diameter meja sekitar 60 – 72 inci. Meja bundar yang disusun menyerupai bunga, berkapasitas sekitar 4, 8 atau 12 kursi.

Layout:

7.     Gaya Half Moon Rounds

Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar. Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.

Layout:

8.     Gaya Chevron or “V” Shape

Gaya Chevron memungkinkan diskusi kelompok kecil antar peserta setelah presenter memberikan materi pada semua peserta. Tata letak ini menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.

Layout:

9.     Gaya Herringbone

Sangat tepat untu pertemuan yang bersifat presentasi informatif. Presenter memberikan informasi diselingi dengan beberapa dalog dengan peserta. Herringbone menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.

Layout:

8.     Mempersiapkan Ruang Rapat

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau rapat kerja, biasanya para peserta rapat akan diinapkan di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

9.     Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris harus menyiapkannya.

10.  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus dipersiapkan agar para pesera rapat merasa nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti kegiatan rapat.

Konsumsi berupa makanan ringan (snack) dan minuman dapat disajikan dengan cara berikut:

a.     Disajikan sebelum peserta rapat duduk

b.     Disajikan selama rapat berlangsung

c.      Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri

d.     Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan.

11.  Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12.  Pengecekan Persiapan Terakhir (Checking Terakhir)

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain, sebagai berikut:

a.     Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

b.     Apakah letak tempat duduk sudah sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

c.      Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

d.     Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

e.     Apakah Daftar hadir, agenda rapat, dan susunan acara telah disiapkan?

f.       Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?