CONTOH BENTUK PENULISAN PESAN DIBIDANG HUMAS

• Press release adalah tempat untuk memberikan info – info, berita, ataupun kegiatan – kegiatan yang lainnya melalui siaran pers, media rilis, pernyataan pers atau rilis video adalah komunikasi tertulis atau direkam diarahkan pada anggota media berita untuk tujuan mengumumkan sesuatu seolah-olah berita

PRESS RELEASE

Feature bukanlah press release yang panjang melainkan suatu bentuk tulisan yang sangat berbeda dengan manfaat, nilai, dan karakteristik tersendiri.Feature merupakan artikel tentang sebuah cerita yang menganalisis berita, menghibur, atau menceritakan manusia, atau benda didalam dan diluar berita

Feature

Backgrounders (tulisan latar) merupakan tulisan yang biasanya menyertai release. Backgrounders bersifat melengkapi informasi yang tidak tersampaikan lewat press release karena keterbatasan ruang di media massa dengan menulis backgrounders berarti public relations mempermudah pekerjaan media

Backgrounders

Factsheet atau lembar fakta merupakan gambaran umum dari sebuah perusahaan, produk, jasa atau sesuatu permasalahan yang bisa disajikan dalam bentuk dokumen, laporan atau outline dan biasa dibuat oleh seorang praktisi humas. Lembar fakta ini meringkas poin-poin akan suatu peristiwa, produk, jasa untuk membantu jurnalis mendapatkan gambaran mengenai suatu isu dengan cepat

Factsheet

White Paper adalah sebuah dokumen yang berisi penjelasan akan sebuah masalah yang ingin diselesaikan suatu projek, solusi akan masalah tersebut, serta penjelasan detil project, pembuatannya, dan interaksinya dengan pengguna

White Paper

Brosur adalah buku yang diterbitkan secara tidak berkala yang dapat terdiri dari satu hingga sejumlah kecil halaman, tidak terkait dengan terbitan lain, dan selesai dalam sekali terbit. Halamannya sering dijadikan satu, biasanya memiliki sampul, tetapi tidak menggunakan jilid keras

Brosur 

Web organisasi merupakan suatu bentuk pemanfaatan teknologi internet oleh organisasi atau perusahaan untuk menyediakan informasi dan berkomunikasi secara efisien.Web organisasi merupakan sebuah media interaktif yang dapat menjangkau pembacanya dalam waktu yang singkat

newsletter merupakan alat komunikasi yang digunakan seorang/sekelompok humas dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan bisnisnya

Surat pembaca adalah surat yang ditulis oleh pembaca yang kemudian dimuat dalam surat kabar/koran, tabloid, television, media internet yang berisi tanggapan, kritikan, saran, keluhan, ajakan, imbauan, ucapan teriamakasih, dan lain-lain

Advertorial adalah bentuk periklanan yang disajikan dengan gaya bahasa jurnalistik. Advertorial berasal dari dua kata dalam bahasa Inggris Advertising dan Editorial. Periklanan (advertising) adalah penyajian materi secara persuasif kepada publik melalui media massa dengan tujuan untuk mempromosikan barang atau jasa

pers conference adalah acara khusus yang dibuat sebagai sarana untuk mengumumkan, menjelaskan, mempertahankan atau mempromosikan kebijaksanaan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik pada pihak pemrakarsa acara

Laporan Tahunan adalah laporan yang menyeluruh mengenai perkembangan dan pencapaian suatu perusahaan dalam satu tahun. Laporan Tahunan berisikan tentang aktivitas pengembangan perusahaan dan kinerja perusahaan yang disampaikan kepada seluruh pemangku kepentingan suatu perusahaan

Menulis Siaran Pers adalah naskah berita atau informasi yang dibuat oleh praktisi humas (PR/Public Relations Officer) sebuah lembaga atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa. Isi siaran pers biasanya berupa data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca

KD.3.7 Menerapkan prnyusunan pesan bidang kehumasan

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

   A. Penentuan Tujuan 

Dalam penyampaian pesan hunas, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1.  Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)
2.  Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)
3.  Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

  B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Mengembangkan profil audiens
2. Mengenali penerima primer
3. Menetapkan jumlah dan kompisis audiens
4. Mengukur tingkat pemahaman audiens
5. Memperkirakan reaksi penerima
6. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

  C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman.  Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

1. Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
2. Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.
3. Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

  D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

2. Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

3. Revisi Pesan

Penyusunan pesan memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Demikian proses penyusunan pesan humas..

MODEL PENYUSUNAN PESAN

Teori tentang penyusunan pesan menggambarkan sebuah skenario yang lebih kompleks, dimana pelaku komunikasi benar-benar menyusun pesan yang sesuai dengan maksud-maksud mereka dalam situasi yang mereka hadapi (Littelejohn,2014:184). Menurut Cassandra, seperti yang dikutip oleh Hafied Cangara dalam bukunya Pengantar Ilmu Komunikasi, ada dua model dalam penyusunan pesan yaitu; “penyusunan pesan yang bersifat informatif” dan “penyusunan pesan yang bersifat persuasif”. (Cangara, 2004 : 121-125)

Model penyusunan pesan yang bersifat informatif lebih banyak ditujukan pada perluasan wawasan atau pengetahuan dan kesadaran khalayak. Prosesnya lebih banyak bersifat difusi (penyebaran), sederhana, jelas dan tidak banyak menggunakan jargon yang kurang populer di kalangan masyarakat. Ada 4 macam penyusunan pesan bersifat informatif:

1. Space Order (penyusunan pesan berdasarkan kondisi tempat atau ruang)
2. Time Order (penyusunan pesan berdasarkan waktu)
3. Deductive Order (penyusunan pesan dari umum ke khusus.
4. Inductive Order (penyususunan pesan dari yang khusus ke umum

Model pengelolaan pesan yang bersifat persuasif memiliki tujuan untuk mengubah persepsi, sikap dan pendapat khalayak. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan pesan yang memakai teknik persuasi, antara lain:

1. Fear Appeal (metode penyusunan atau penyampaian pesan dengan menimbulkan rasa ketakutan pada khalayak).
2. Emotional Appeal (cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan berusaha menggugah emosional khalayak).
3. Reward Appeal (cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan menawarkan janji-janji pada khalayak).
4. Motivational Appeal (penyusunan atau penyampaian pesan yang dibuat bukan karena janji-janji, tetapi disusun untuk menumbuhkan internal psikologis khalayak).
5. Humorious Appeal ( penyusunan atau penyampaian pesan yang disertai dengan gaya humor).

Model penyusunan pesan ini termasuk kedalam tradisi Sosiopsikologis (komunikasi sebagai pengaruh antar pribadi). Teori-teori dari tradisi sosiopsikologi berfokus pada bagaimana pelaku komunikasi mengatur pesan. Tradisi ini juga memandang pilihan individu dan strategi untuk meraih tujuan dari sebuah pesan. Sosiopsikologi memandang individu sebagai makhluk sosial. Tradisi Sosiopsikologi memberikan perhatiannya antara lain pada perilaku individu, pengaruh, kepribadian dan sifat individu atau bagaimana individu melakukan persepsi.

Tradisi ini mewakili perspektif objektif atau scientific. Penganut tradisi ini percaya bahwa kebenaran komunikasi bisa ditemukan melalui pengamatan yang teliti dan sistematis. Tradisi ini mencari hubungan sebab-akibat yang dapat memprediksi kapan sebuah perilaku komunikasi akan berhasil dan kapan akan gagal. Adapun indikator keberhasilan dan kegagalan komunikasi terletak pada ada tidaknya perubahan yang terjadi pada pelaku komunikasi. Semua itu dapat diketahui melalui serangkaian eksperimen.

Efek utama yang diukur adalah perubahan pemikiran yang dinyatakan dalam bentuk skala sikap baik sebelum maupun sesudah menerima pesan.

Teori-teori yang berhubungan dengan model penyusunan pesan ini adalah teori perencanaan dan teori logika penyusunan pesan.

Teori perencanan dikemukakan oleh Charles Bergeruntuk menjelaskan proses yang dilalui dalam merencanakan perilaku komunikasi guna untuk mecapai tujuan. Berger menulis bahwa rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah “representasi kognitif hierarki dari rangkaian tindakan mencapai tujuan”. Rencana-rencana tersebut merupaka gambaran dari langkah-langkah yang akan diambil seseorang untuk memenuhi sebuah tujuan. Dan disebut hierarki karena tindakan-tindakan tertentu diperlukan untuk menyusun segala sesuatunya, sehingga tindakan-tindakan lain akan dapat diambil. Oleh karena itu, perencanaan adalah proses rencana-rencana tindakan. Perencanaan pesan merupakan perhatian utama karena komunikasi sangat penting dalam meraih tujuan.

Teori Berger memperkirakan bahwa semakin banyak yang Anda tahu (khusus dan umum), akan semakin kompleks rencana Anda. Atau dapat dikatakan juga apabila Anda memiliki banyak motivasi dan pengetahuan ,maka Anda akan menciptakan rencana lebih kompleks serta jika motivasi dan penegtahuan Anda rendah, maka rencana Anda mungkin tidak akan berkembang.

Perencanaan dan pencapian tujuan sangat berhubungan dengan emosi kita. Jika tujuan kita terhalangi, maka kita cendeung bereaksi negatif. Dan sebaliknya jika rencana kita berhasil, maka kita sering kali merasa terangkat. Perasaan-perasaan negatif yang kita alami ketika gagal mencapai tujuan, bergantung pada seberapa pentingnya tujuan tersebut serta seberapa keras kita berusaha untuk mencapainya dan seberapa dekat kita pada tujuan yang sebenarnya kita dapatkan. (Littelejohn,2014:184-188)

Yang selanjutnya yaitu “ Teori Logika Penyusunan Pesan”, di kemukakan oleh Barbara O’Keefe dalam tesisnya yang menyatakan bahwa manusia berpikir dengan cara yang berbeda tentangkomunikasi dan pesan serta mereka menggunakan logika yang berbeda dalam memutuskan apa yang akan dikatakan kepada orang lain dalam sebuah situasi. Ia menggunakan istilah logika penyusunan pesan (message design logic) untuk menjelaskan pemikiran di balik pesan yang kita ciptakan. O’keefe menggaris bawahi tiga logika penyusunan pesan yang mungkin mencakup dari orang yang kurang memusatkan diri hingga orang yang paling memusatkan diri, diantaranya yaitu:

1. Logika ekspresif, adalah komunikasi untuk pengungkapan perasaan dan pemikiran sendiri. Pesan-pesan dalam cara ini bersifat terbuka dan reaktif, dengan adanya sedikit perhatian pada kebutuhan atau keinginan orang lain.
2. Logika konvensional, memandang komunikasi sebagai sebuah permainaan yang dimainkan dengan peraturan. Logika ini bertujuan untuk menyusun pesan-pesan yang sopan, tepat, dan didasarkan pada aturan-aturan yang diketahui setiap orang.
3. Logika retoris, memandang komunikasi sebagai sebuah cara perubahan aturan melalui negosiasi. Pesan-pesan yang disusun dengan logika ini cenderung luwes, berwawasan, dan terpusat pada seseorang. Mereka cenderung mengerangkakan kembali situasi, sehingga tujuan yang beragam tersebut termasuk persuasi dan kesopanan tergabung dalam sebuah kesatuan yang kuat. (Littelejohn,2014:188-189)