Ada 5 cara pendistribusian hasil rapat, yaitu yang pertama untuk lingkungan intern, bisa menggunakan buku ekspedisi yang dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan. Yang kedua untuk lingkungan ekstern yaitu dengan menggunakan faksimilie, email, jasa pos, jasa petugas atau kurir perusahaan, melalui pesawat telepon, dsb.
Pembahasan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
a. Bahasa mudah dipahami
b. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c. Merata ke seluruh peserta rapat
Tahap-tahap pendistribusian hasil rapat yaitu
a. Diperbaiki
b. Diteliti
c. Diproses (diketik,dicetak,digandakan)
d. Didistribusikan
Cara pendistribusian hasil rapat
1. Intern
Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.
Contoh buku ekspedisi :
Buku Ekspedisi
Tanggal Kepada Alamat Nomor Surat Diterima
(Nama Jelas)
2. Ekstern
Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti:
a) Melalui faksimilie
Adapun cara pendistribusian hasil rapat melalui faksimile, di antaranya adalah :
- Siapkan dokumen (hasil rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik pada kertas biasa.
- Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
- Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
- Tekan tombol monitor.
- Tekan nomor faksimile yang dituju.
- Tekan tombol start/copy.
- Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.
- Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.
b) Melalui email
Pengiriman hasil rapat melalui email adalah sebagai berikut :
- Buka situs website, misalnya http://www.gmail.com.
- Klik menu mail.
- Isikan alamat email dan password, kemudian klik Sign In.
- Klik menu Tulis.
- Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
- Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To.
- Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject.
- Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
- Setelah proses attachment selesai, klik menu send.
c) Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan
Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui jasa petugas/kurir perusahaan, yaitu dengan dibagikan langsung oleh petugas/kurir perusahaan kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan/rapat.
d) Melalui jasa pos
e) Melalui pesawat telepon,dsb.
Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas hasil rapat yang telah diadakan
ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang diadakan selanjutnya
iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya
Pelajari lebih lanjut
Demikian pembahasan mengenai cara pendistribusian hasil rapat. Untuk mempelajari lebih lanjut dapat dibaca secara lengkap pada link brainly di bawah ini :
1. Materi tentang cara pendistribusian hasil rapat melalui jasa kurir brainly.co.id/tugas/14506900
2. Materi tentang penghambat pendistribusian hasil rapat brainly.co.id/tugas/14760940
3. Materi tentang cara pendistribusian hasil rapat yang dibagikan secara langsung brainly.co.id/tugas/14303430
